Jesteś pracodawcą i planujesz poszukiwania nowego pracownika? Dowiedz się jakie wymogi RODO musisz spełnić na etapie rekrutacji!
Właściwe dostosowanie procesu rekrutacji do nowych regulacji ochrony danych osobowych jest warunkiem koniecznym dla każdego pracodawcy.
Z pozoru błaha i codzienna sprawa, jaką jest zatrudnianie nowych pracowników może w bardzo istotny sposób odbić się na być lub nie być wielu pracodawców.
Niedostosowania się, a co za tym idzie, brak respektowania wymogów RODO powoduje ryzyko nałożenia na Pracodawcę kary ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych w wysokości do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy.
Standardowy element każdej informacji na temat RODO, czyli straszenie karami mamy już za sobą (😉). Możemy zatem przejść do pierwszego punktu , jakim jest odpowiedź na pytanie:
Jakich danych możesz wymagać od kandydata?
Nie ma procesu rekrutacji, w którym nie przetwarza się danych osobowych. W każdym przypadku mamy do czynienia z dokumentami zawierającymi m.in:
- imię i nazwisko
- datę urodzenia
- miejsce zamieszkania
W wyjątkowych sytuacjach możemy także spotkać się ze szczególnymi kategoriami danych osobowych tzw. danymi wrażliwymi, które obecne są w aplikacjach uwzględniających np.:
- orzeczenia o stopniu niepełnosprawności (dane o stanie zdrowia)
- listy motywacyjne zawierające informacje o przynależności do klubu parlamentarnego (poglądy polityczne)
- informacje o zainteresowaniach, którymi może być uczestnictwo w spotkaniach szkółki niedzielnej (przekonania religijne)
Obecność danych osobowych w dokumentach rekrutacyjnych, wymusza na Tobie obowiązek właściwego zabezpieczenia ich przed nieuprawnionym dostępem.
Zastosowanie odpowiednich środków zabezpieczeń uzależnione jest od tego, jak dużo danych musisz chronić (w dokonaniu właściwego szacunku liczby danych, może pomóc Ci właściwie przeprowadzony AUDYT RODO).
Przy tworzeniu ogłoszeniu o pracę kieruj się zasadą: im mniej, tym lepiej.
Kierując się tą zasadą, znowelizowany Kodeks Pracy wskazuje zakres danych jakie pracodawca żąda od kandydata do pracy:
- imię i nazwisko
- datę urodzenia
- dane kontaktowe
Oraz jeżeli jest to niezbędne do wykonywania zadań na danym stanowisku, także:
4. wykształcenie
5. kwalifikacje zawodowe
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Jak zatem widać, zakres danych pozyskiwanych w ramach rekrutacji powinien być możliwie jak najmniejszy.
Niestety, publikując ogłoszenie o pracę nie mamy wpływu na to, jaki zakres danych otrzymamy od kandydatów.
Szczególnie w przypadku gdy rekrutacja dotyczy prestiżowego stanowiska, kandydaci będą prześcigali się w przekazaniu jak największej liczby informacji argumentujących wybór ich kandydatury jako jedynie słusznej.
Zatem co w sytuacji gdy kandydat w swojej aplikacji zamieści więcej informacji niż od niego oczekiwaliśmy?
Rekrutacja a zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata
Wizerunek kandydata, informacja na temat jego pasji i zainteresowań – to powszechnie obecne elementy większości CV.
Jak już wiesz, dane te nie są wymagane i pracodawca nie może ich żądać, zatem czy może je przetwarzać?
Oczywiście, że tak.
Podstawą do przetwarzania dobrowolnie przekazanych danych, wykraczających poza wymagany zakres jest zgoda kandydata. Fakt, przekazania większej liczby danych zależy tylko i wyłącznie od woli osoby kandydującej na dane stanowisko. Śmiało możemy stwierdzić, że takie działanie spełnia wymogi dobrowolności, konkretności, świadomości i jednoznaczności woli osoby wysyłającej CV.
W przeciwieństwo do rekrutacji „przed RODO”, nie ma obowiązku każdorazowego zamieszczania na swoich dokumentach aplikacyjnych klauzuli wyrażenia zgody na przetwarzanie.
Sam fakt zgłoszenia się do danego procesu rekrutacji jest traktowany jako wyrażenie zgody.
Kandydat samemu decyduje o tym, jak bardzo „poszerza” zakres danych przekazywanych pracodawcy. Fakt przesłania aplikacji drogą elektroniczną (np. na wskazany adres e-mail) lub pocztą jednoznacznie stanowi jego zaangażowanie i okazanie woli.
Należy przy tym podkreślić, że omawiana sytuacja dotyczy wyłącznie zgody udzielanej na udział w tej konkretnej rekrutacji. Jeżeli więc Ty, drogi pracodawco chciałbyś wykorzystać przesłaną aplikację także w kontekście rekrutacji na inne stanowisko – musisz otrzymać osobną zgodę kandydata.
Obowiązek informacyjny – jak informować o przetwarzaniu danych kandydatów?
Określenie zakresu danych jakie będziemy chcieli otrzymać od kandydatów nie wystarczy – musimy także we właściwy sposób poinformować ich o tym, w jaki sposób przetwarzamy ich dane osobowe.
Jak najlepiej spełnić obowiązek informacyjny?
Zależy to od tego, w jaki sposób pozyskujesz dane.
Jeżeli ogłoszenie dostępne jest za pośrednictwem portalu z ogłoszeniami o pracę – wtedy treść obowiązku informacyjnego powinna znajdować się bezpośrednio pod treścią ogłoszenia.
Natomiast jeżeli dopuszcza się możliwość osobistego składania dokumentów (np. w biurze podawczym, sekretariacie) wywieszenie jego treści w widocznym miejscu będzie bardzo dobrym rozwiązaniem.
|
Jak długo mogę przetwarzać dane kandydatów?
Wiesz już jakich danych możesz żądać od kandydatów, wiesz także jak należy spełniać obowiązek informacyjny oraz na jakiej podstawie przetwarzasz dane kandydatów. Natomiast czy wiesz jak długo możesz te dane przetwarzać?
Określając czas przechowywania danych, kieruj się dobrze już znaną Ci zasadą: im mniej, tym lepiej.
Co do zasady, dane kandydatów (nie wybranych w procesie rekrutacji) powinny zostać usunięte zaraz po zakończeniu rekrutacji.
Nie mniej, dopuszczalne jest wydłużenie tego czasu do 3. miesięcy jeżeli pracodawca chce się zabezpieczyć na ewentualność np. niepodjęcia pracy przez pierwotnie wybranego kandydata lub nie uzyskania przez niego zdolności do pracy.
Przechowywanie danych kandydatów przez okres dłuższy niż 3 miesiące, niesie ze sobą ryzyko przetwarzania nieaktualnych, bezużytecznych danych.
W przypadku osób poszukujących pracy, sytuacja kandydatów aplikujących na dane stanowisko dziś mogą znacząco różnić się od tego co mogłoby zaistnieć 6 lub 12 miesięcy później.
Jak widzisz, przygotowanie samego ogłoszenia o pracę oraz określenie wymagań jakie mają spełniać kandydaci na gruncie RODO nie wystarczy.
Właściwe przygotowanie się pod kątem ochrony danych osobowych nie jest sprawą łatwą i wymaga dużego zaangażowania i znajomości przepisów regulujących przetwarzanie danych osobowych.
Przedstawione wskazówki z pewnością pozwolą Ci z większym spokojem przystąpić do rekrutowania idealnego kandydata.
Pamiętaj, że zastosowanie się do opisanych wskazówek pozwoli uniknąć zarzutu naruszenia przepisów oraz zadba o pozytywny wizerunek firmy, jako „zgodnej z RODO”.
